2008/04/21 21:37
메일
사람들이 이제 메신저와 문자메시지에 익숙해져서 더 이상 느려터졌고, 불편한 이메일을 사용하지 않는다는 이야기가 여기 저기서 나오고 있지만, 메일은 아직도 가장 많이 사용하는 커뮤니케이션 방법입니다. 메일은 여러 가지 장점이 있는데, 회신에 회신을 거듭하다 보면 일이 끝날 때까지 어떤 식으로 일이 진행되었는지를 파악하기 쉽고, 이렇게 회신을 거듭한 메일을 다른 사람에게 전달하면 다른 사람도 간단히 업무를 파악할 수도 있습니다. 또, 집단의 특성에 따라 메일 자체를 업무 지시로 처리하기도 합니다.
메일을 주고 받으면서 메일 클라이언트에 전부터 꼭 필요하다고 생각한 기능이 있는데, 바로 메일을 주고 받은 관계를 도식화하는 기능입니다. 메일은 회신이나 전달을 늘상하게 되는데, 한참 회신과 전달을 거듭하다 보면 이 메일의 인과관계를 확인해야 할 때가 있습니다. 특히, 팀 밖에서 날아온 메일을 팀 안에서 주고받은 다음, 다시 팀 밖에 회신을 해야 할 때가 있는데, 팀 안에서 무슨 이야기가 오가더라도 팀 밖으로는 결과만 나가야 합니다. 그러면, 메일을 주고 받는 관계에 가지가 하나 생기는 셈인데, 이게 반복되면 메일 관리가 괘 골치아파집니다. 대략 이런 느낌입니다.
파란색이 팀 바깥에 나가는 메일, 녹색이 팀 안에서 주고 받는 메일입니다. 녹색 메일로 팀 안에서 의견을 주고받은 다음, 이 녹색 메일에 그냥 회신해 팀 밖에 줘버릴 수도 있지만, 보안 문제도 있고, 팀의 업무 체계에도 문제가 생기는 방법입니다. 그래서, 각각을 구분해서 처리하게 되는데, 여기서는 파란색 메일과 녹색 메일 사이에 가지가 하나만 생겼지만, 이 가지가 여러 개가 되면 대체 내가 어느 가지의 메일을 쓰고 있으며, 이 메일을 이 사람에게 바로 회신을 해도 되는지, 이 메일을 이 사람에게 전달해도 되는지 햇갈리게 됩니다. 그래서, 메일을 주고받은 상황을 한번에 도식화해서 내가 어떤 가지를 처리해야 하는지 보여주는 기능이나 프로그램이 있으면 좋겠습니다.
사실은 조금 꼼지락거리면 마인드매니저로 충분히 할 수 있는 일이긴 한데, 분명 자동화할 수 있는 일이지만 이걸 사람이 하려니 거 대충 처리하고 회신은 아예 새 메일을 열어서 하는 편이 편하기도 하고, 나름 더 안전하기도 해서 그렇게 할까도 고민 중입니다. 대신 메일을 받는 사람은 메일에 붙어 있던 히스토리가 날아가버릴 테니 '이거 뭥미?' 하고 디시 회신해 올지도 모르는 일이네요. 예전이나 지금이나 웬만큼 잘 나간다는 메일 클라이언트에서도 메일을 체계적으로 관리할 수 있는 방법을 제시하는 걸 본 적은 없습니다.
장기적으로 메일을 계속해서 사용해야 한다면 이런 방법이나, 이와 비슷한 방법으로 메일을 관리하지 않으면 머리가 터질 상황이 올텐데, 어떻게 하면 좋을지 아직도 고민입니다. 혹시 메일을 관리하는 다른 방법이 없을까요.
